W poszukiwaniu doskonałego pracownika
Jeśli poszukujesz doskonałych pracowników biurowych to zwróć uwagę nie tylko na kompetencje, ale przede wszystkim kwalifikacje, zainteresowania i umiejętności. Nie ukrywajmy, że np. sekretarka jest osobą reprezentatywną, stąd powinna cechować się schludną powierzchownością. W procesie rekrutacji i selekcji kandydatów warto postawić przede wszystkim na bezpośrednie poszukiwania. Wówczas jesteśmy w stanie poznać lepiej przyszłego kandydata, porozmawiać i ewentualnie skorygować swoją ofertę. W wyniku rozmowy klaruje się wiele obopólnych potrzeb. Nagle okazuje się, że wymagamy rzeczy niemożliwych, albo wręcz przeciwnie – za mało. W poszukiwaniu warto postawić na formy bezpośrednie. A te, są szeroko opisywane w literaturze wielu badaczy. Tak naprawdę proces doboru pracownika należy do głównych zadań procesu zarządzania zasobami ludzkimi i powinien być dokonywany tak, aby zachować zasady racjonalności i efektywności. Dobór pracowników, zwany też pozyskiwaniem pracowników, jest zbiorem czynności, które mają na celu zapewnienie odpowiedniej liczby kompetentnych pracowników, których praca powinna przyczyniać się do realizacji misji oraz celów organizacji. Sukces firmy zależy przede wszystkim od funkcjonalności działu HR. Każdy z elementów procesu rekrutacyjnego musi być ściśle powiązany z zadaniami przedsiębiorstwa i zgodny z jej rynkowym wizerunkiem. Dlatego warto wyjść na przeciwko kandydatom. Dobrym pomysłem jest wówczas skorzystanie z tak zwanych aktywnych bezpośrednich form rekrutacji, czyli metod, gdzie firma dokonuje wysiłku, by znaleźć osoby chętne do podjęcia w niej pracy. Mogą to być ogłoszenia w prasie, mediach, upowszechnianie ofert podczas dni kariery, targów pracy, giełd pracy. Najlepiej jednak skorzystać z możliwości bezpośrednio spotkania takiej osoby. Tym bardziej, że szukamy kogoś kompetentnego do pracy biurowej i prowadzenia sekretariatu.
Zwróć uwagę na kompetencje
Nie da się ukryć, że w pracy biurowej ważna jest sprawna obsługa całej sekcji. Trudno wyobrazić sobie takie pracownika, który nie potrafi obsłużyć drukarki, skanera, czy ksera. To zupełnie abstrakcyjna sytuacja. Tak naprawdę podstawy stanowią kompetencje w obsłudze nie tylko sprzętów biurowych, ale także odpowiednich programów systemu operacyjnego Windows. Są rozmaite szkolenia z zakresu pakietu programów Microsoft Office, a także bazy danych. Te pierwsze są zdecydowanie najważniejsze. Dużo problemów sprawią program Excel, na którym bazuje wiele sekretariatów. Sprawdź czy rekrutowana przez Ciebie osoba zna bardzo dobrze obsługę tego waśnie programu. To ważny aspekt, bo może zaważyć na sprawnej pracy sekretariatu. Każdy z nas zna podstawy obsługi komputera, a jest to minimum. Dlatego sprawdź jakie szkolenia ukończył kandydat, np. takie z obsługi programu Excel. Jeśli nie, to zapytaj o chęć realizacji takiego szkolenia możliwie najszybciej. Wszystko jednak zależy od Ciebie. Szkolenia z tego programu są często zaniedbywane. Wyjdź im zatem naprzeciw.
